職場の会議で自分のパソコンを利用して画面共有する場面が幾度となく訪れます。画面がモニターやプロジェクタに映し出されて、その方のデスクトップが見えた途端に、「うっ…」となることがあります。デスクトップ上にあらゆるファイルが散乱していて、「えっとー…」と探すことに。どんなに身なりを整えていても、パソコンのデスクトップがごちゃごちゃしていると、きっとこの人の頭の中はこんな状況でタスク管理しているんだなあ…と思ってしまいます。デスクトップはその散乱の様子を実感することが難しいからこそ、各々のビジネスマンの素の姿を示しているのかもしれません。
デスクトップはあくまで一時的な作業場であること。基本的に何も保存しない。ファイルを使ったら元の場所に戻す。日常生活の中で当たり前に行っていることををそのままパソコン上でも行うだけ。
「使ったら元に戻しなさい！」小さい頃には親に怒られたものです。それを同じように自分の子供にも教えている。でも自分のパソコンのデスクトップは無茶苦茶な状態。子供に見られたら子供に何と言われるか想像するとちょっぴり怖い。パソコンのファイルの恐ろしさは、どんなに容量が大きくてもそれを目に見て感じ取ることができないこと。ファイルデータが重くなってきたらパソコン自体も重くなったり、パソコンの画面から何かが飛び出てくるような可視化ができたら面白いのですが。
デスクトップがファイルで溢れ返っているいるとしても、決してその人がいい加減な人だ、とかではなくて、実はそれで上手く回っているのかもしれませんし、その人が仕事のファイルの整理整頓をどれだけ重要視しているか、という価値観の違いでもあるのかもしれません。あとはただただ業務量が多すぎて抱えている仕事が多すぎる、ということも。
私としては、一週間の業務の中で継続して取り組んでいる仕事ファイルは常にデスクトップにあるとしても、その週が一区切りつくタイミングではデスクトップ上のファイルを整理する時間を取り分けることが重要だな、と考えています。どんなに忙しくても。結局、「ファイルが無い！どれが最新版だっけ？」と後で苦しむのは自分自身。そうであれば、その苦しみを避けるために日頃から定期的にチェックするタイミングを設けておくことで大きな事故を防げる。そのルールを固く守ろうと決意したのは、私自身が数々の失敗を経ているからでもあります…。
とりわけ管理業務で数値を管理する人間としては、仕事道具、持ち物、服装その他のものへのこだわり有無は全く関係無しに、ファイリングのルールは徹底するべき。所定のフォルダにマスタファイルを保存し、作業するときだけデスクトップに取り出して編集工する。更新したものを所定のフォルダに保存して古いものは削除するなり、分かるようにして保存しておくなりして整理整頓を徹底する。そこだけは絶対に崩したくありません。（どうしても忙しくて余裕がないと弱い自分が出てきます、それが人間です…。）
日本語のタイトルは好きになれません。英語のオリジナルタイトルは”The Personal Efficiency Program”とシンプルなもので、仕事の整理の仕方、タスクの管理の仕方などの技術的なことに多くの教訓をいただきました。数多くのハウツー本を読んできた中でこの本は今でも手元に置いています。時代の流れと共に、中身が古くなってきているかもしれませんが、その本質は今でも色あせることはなくお勧めの本です。
