数値集計レポートを作成するときの自動化と手入力のバランスの難しさ / Difficulty in balancing automation and manual input when creating numerical reports

ロシアから帰国した後、現在の業務では主に子会社の毎月の損益計算表実績をまとめています。限られた時間の中、多くの数値を取り扱う資料を作成、報告することが求められています。また、隣の島で働く別の課でも似たような数値を集計していることがあります。そんな中、どこまで自動化(ここでいうのは主にExcelの数式を組んだりマクロを取り入れて効率的に資料を作成すること)を進めて、どこまで手入力の部分を残すか、このバランスが難しいなと思う場面に出会います。手で入力するからこそ得られる大切なことがあるからです。

先日、オフィスで他グループの先輩社員から、為替影響額を控除した対予算、対前年の売上達成率を見たいのだがどのように計算したらよいのか…と相談を受けて、細かい数値が並んでいるExcelファイルを一緒に見ていました。

― 毎月、各国の子会社から月初に報告される売上実績を円に換算するために、前年の為替実績レートを毎月掛け合わせるのは大変だぁ…

ー ではシステムから毎月自動的に数値をダウンロードしてExcelにファイルを作成できるのでそれを準備しましょう

ー いや、手で入れることで子会社の数値が頭に入るのが良いんだ、だからシステムに頼るところまでは必要ないよ、と。

私自身は、どちらかというと、できる限り手入力の部分を減らしてExcelを駆使して効率化を目指しているのですが、手で自ら入力をするときに、頭の中で数値を認識しながらExcelに自分で入力してゆくとき、それが後で数値を頭の中に残すために役立っていることを感じています。なので、この意見にはとても賛成です。

「資料作成の時間はある意味”無駄”なので、そのあとの分析のための時間に費やすべき」という言葉を管理部門で数値の集計をしている皆さんであればよく聞くと思います。それも正論です。一方で数値を手入力している時間に全く”分析”をしていない、かというとそうでもありません。今はノートとペンを持ってメモをする機会が以前よりも減りました。意識していなければ一日の中で使用しないこともあります。今では専用のシステムを利用して、自分の欲しい値を出せるように必要なコードを指示し、あとはボタンをワンクリック。これだけです。

紙を使用する機会が減った今、その時にパソコンで入力してゆく作業がけっこう重要だったりします。どんなにスキルアップして入力スピードを上げたとしても限界のあるこの入力にかかるスピード感、これが脳みそに程よい刺激を残しているのだ、と。あえて手入力の部分を意図的に残しておくことが結果的に作業をしながら頭の中に数値を残し、と同時に分析も行っているのかもしれません。

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ロシアのモスクワにある日系企業の管理部門に7年間勤務した後、現在は日本で働く会社員です。モスクワでロシア人と一緒に日々仕事をする中で、私たち日本人が経験するアドミ業務についての情報、課題、考えなどを少しでも多くの方々と共有したい、アドバイスをいただければ、と思いブログをはじめました。 経理、労働法や人事制度の仕組み作り、ITスキルを応用した仕事スキル向上、EAC認証などの幅広い管理課題に取り組んでいます。 とりわけチームビルディング、部下とのコミュニケーション、モチベーションアップ、という課題は世界共通だと認識しています。そんな話題も中心テーマの一つです。

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