昔に読んだノウハウ本に書かれていたメールの使い方。急ぎの場合にはメールを送ったあとに電話を一本入れること、受け取ったメールには24時間以内に返信すること、そんなことが書いてあった気がする。今、はっきりと言えること、それは”届いたメールにはすぐ返信”。すべてのメールの内容にすぐ返信できないものもあるけれど、返信できるものはすぐ返信。実際にすぐ返信することを進めるビジネス書を見るけれども、その中身を読んだことはないけれども、その正しさを実感しています。
今では本当に急ぎの時、Teamsのチャットや電話機能で呼び出し、会話することが増えてきました。携帯電話でTeamsにログインしていると社外にいても簡単に仕事の会話ができる。それでは、通常の電子メールで届く内容は急ぎではないのか？というと、そうでもないんだけど、でもそうでもある、という答えになりそうな。
メールを送信してきた相手は、聞きたいこと、お願いしたいこと、相談したいこと、何らかの用があってメールしているので、それに対する答えが来ることをいまかいまかと待って期待している。それが早ければ早いほど嬉しいに違いない。それだけ早く自分の欲しいものが手に入るのだから。自分だって、メールで何かをお願いしたらすぐに答えをもらえたらそれは嬉しい。そのようにして、一つ一つのメールに対してすぐ返信を心がけていると、想像していなかった効用がありました。― 自分が頼りたいときに相手にお願いをすると快く対応してもらえること。仕事の処理スピードが明らかに上がること。
相手に喜んでもらえることを ー 届いたメールにはすぐ返信 ー 習慣にすると、自分が困った時に相手に頼りやすくなる。きっと相手もこちらの日々のスピードある対応を好意的に感じているからだと思う。いつも”すぐ返信”ができるわけではない。会議もあれば、他の急ぎのことに時間と心を集中しなくてはならないことだってある。それでも可能な時には常に意識してすぐの返信を心がけているときっとプラスに働きます。
すぐ返信することで、その次のアクションが始まるので、自然と物事が動き出す。多くの事を同時に処理することには無理があるけれど、まずは自分のところにきたものを手放す。その間にやってくるものを受け返す。手元で滞留するものが減ることで、結果的に仕事の処理スピードが上がる、その繰り返し。ロシアで勤務している時には、提出締め切りがまだ１週間後の資料でも、「XX日までにまとめて報告してね、そこで議論して資料を固めてしまいましょう」、という上司。なぜまだ時間があるのにXX日までにやらなければならないのか？他にも片付けなければならない仕事があるのに…そう思うことも確かにありました。忙しいスケジュールで他に時間を取れない、という理由もあったようですが、その要求の根幹には、早く解決できることを今解決してしまいたい。次の課題が嫌でも降ってくるから、少しでも今片づけられるものは今やってしまおう。というものがあったようです。”すぐ返信する”ことはこの考えにつながります。今できることは今解決してしまう。今すぐに返信できるものはすぐに返信をする。シンプルなルールでその効果は絶大。やってみない手はありませんね。
ロシア人スタッフを見ていつも驚いていたことが一つ。とにかく、同僚が持ってきた出張や休暇先からのお土産のメールへの反応が瞬時だということ。メール受信と同時にどどどっとスタッフがキャンティーンにワイワイ言いながら向かってゆく。メールの受信ボックスを見ると、出張から帰ってきたスタッフが「みんなにお土産を買ってきたから召し上がれ！」というメール。キャンティーンでワイワイガヤガヤ盛り上がる。そしてしばらくするとまた席に戻ってゆく。仕事のスピードは速くしてくれ！と言いたいこともあるのだけれど、あの、”お菓子をどうぞメール”への反応スピードには驚きだ…。
最後に。自分の中で何が何でも早く返信しなきゃ、というルールを決めてしまうと、今度は自分の仕事が断片的になり生産性が落ちてしまう。今行っている業務で切りのよいところを決めること。エクセルファイルのメンテナンスをいろいろと行わなくてはならない中で、この数式メンテだけはすべてやり切ってしまおう、とか。まずはこの資料を作成するところまでは終わらせてしまおうとか。そんな見極めが大切です。
