Working in Russia – administrative job / ロシアに駐在して働く管理実務の世界

誰もが言っていることが正しいのだけれど、それが必ずしも正しくないとき。そのときがマネジメントとしての力量が試されるときではないでしょうか？

例えば其の一

ロシアでは従業員は退職日の２週間前に雇用主に退職願を出すことで退職して去ってゆくことが可能です。雇い主としてはその２週間後までに後任を見つけることは非常に難しいです。２週間の間に未整備であった引継ぎ事項マニュアルを書き出してもらい、急いで人材紹介会社に人材紹介をお願いしたのちは日々電話をかけて「候補者は見つかりましたか？」と問い続ける。面接を繰り返すもそう欲しい人材にすぐに巡り合えることは決して簡単なことではありません。そうして２週間が経った後は、残ったスタッフに後任が見つかるまでは抜けたスタッフの分の仕事を一時的にカバーしてくれるようにお願いするしかありません。

「それは私のJob Descriptionには書いてありません。もし追加の業務をするのであればその分の給与を払ってください。」そんなことを言うスタッフもいました。字義どおりに捉えるとそれは正しいことであり批判することができません。しかし、もしそれで「はい、分かりました」となれば、今度はこれまで長期で病気になっていたスタッフの分を文句言わずにカバーしてくれていた他のスタッフへの対価支払いはなぜ支払わなかったのか？何も言われなかったから考えずにいたのか？どうしても時としてお願いせざるを得ない緊急の仕事への対価支払いは？…考え出すときりがなくなります。

こういった風にJob Descriptionを持ち出して自らの業務以外のことを拒否するスタッフは幸いにも決して多くないはずです。どれだけ他のスタッフの心をつかんでおくことができるか、彼らにうまく入ってもらって説得してもらえるのか。また、彼らを束ねるロシア人マネジャーのサポートをどれだけもらえるか、日頃からの関係づくりが重要であるかを感じる瞬間です。また、お互いが困っているときに相手をサポートし合おう、という雰囲気を会社文化として気づき上げることができるのであれば、徐々に、時間はかかりますが、その文化になじめないスタッフは淘汰されてゆく…経験からそう感じています。そしてその過程で苦しんでいる間は先が見えないもの。もがき続けながら多くの場数を経験し、人間としても成長してゆく — それが唯一の先を切り開く道の気がしています。多くの賢人の方々がおっしゃっている通りだなと、深く頷いています。

例えば其の二

こちらはお客さんの要望どおりに商品を指定された住所に出荷をして引き渡したものの、相手会社内の理由で送り先アドレスが２つに分かれていた場合。私たちの商品引き渡し状には一つの届け先住所に全数量が掲載されていることから相手側の倉庫スタッフは数量が違う、といってクレームが届く。いや、それはおたくの社内の問題でしょう、私たちとの契約書には届け先住所は一つしか載っていないのだから。でも、今度は私たちの側の問題もあり、クレームへの回答が出来ていなかった。契約書を見ると「クレームに対する回答を10日間以内に行わなかった場合にはクレームに合意したこととみなす」との条項があり、相手はそこを突いてくる。私たちの側：（経理、物流）私たちは契約書通りにミスなく処理をしていて、なぜ相手のクレームを認めたことにしなければならないのか？私たちは悪くない！（営業スタッフ）経理・物流スタッフと相手会社との間でどうしてよいのか分からない…。相手の会社はこの件を理由に支払いをしてこない。支払いがなければ売掛金の滞留扱いとなり私たちも次の出荷を止めざるを得ない。そんな悪循環に。誰もが苦笑いして「なんでこんな単純なことの解決にこれだけの時間がかかるの？」と。

誰もが正しいのだけど、それではどうしようもないとき。実務上はこんなケースがどの会社でも多いのではないでしょうか？

そんな時に全員を集めて話し合い、命令をして指示を強制的に聞いてもらうのか、うまく説得できるように協調的な姿勢で臨むのか、多少は頓珍漢なことを言いながら、部下に軽くあしらわれながら「分かったわよ、私がやるからまかせて」と言わせることができるか。やり方はそのとき、相手の性格、状況によってあらゆる方法が正解となりえますが目的はただ一つ、現状の問題を速やかに解決すること。日頃からのコミュニケーションで培ってきた関係性が力を発揮するところと思われます。

こんなこと当事者間で解決してよ…と言いたくもなるのですが、こういった日々起こる些細なできことから学ぶマネジメント方法への経験が多くあります。

ロシア人スタッフ向けのスキルアップ研修を計画するにあたって、何度かロシア人のトレーニングコーチとエージェントのロシア会社の社長と面談を設定して内容を事前協議している。 

その中で聞くのは、日本企業で見られる傾向として日本人マネジメントはスタッフにもっと意見を持ってきてもらいたい、提案をしてもらいたい、という希望とスタッフへの物足りなさがある。一方でロシア人は決して自分の意見を持っていないわけではない。いい意見を持っているんだ、と。ただ、日本人は沈黙が多いこともあり、何を考えているんだか分からなくなり、ロシア人は仕舞いには自分の意見を言うことを躊躇するようになって口をつぐんでしまうということ。なぜならば、日本人マネジメントが黙っている、あるいは反応の意味がよく分からないために自分の発言がプラスに取られているのか、ネガティブに取られているのか分からなくなってしまうからだそうだ。

ロシア人だけの会議を観察していると、ロシア人はとても活発でとにかくようしゃべること。彼らと会議をしていても、よく発言してくれるのは嬉しいのだけど論点がずれることもあり、彼らはそんな話をまた楽しんでいる。一方のこちらは時間も限られており、結論を急ぐあまりにそういった時として必要な無駄にかける時間を極力減らしたいと考えてしまう。そのバランスのとり方が難しいな…といつも悩みつつその時々のベストを探っています。以前、ロシア人スタッフから会議に招集されたので参加するも、話を聞いていても一向に内容の方向性が見えず、思わず「一体何のために集まっているんだ？目的が分からない！」と苛立ちを抑えきれずに発言すると皆から失笑を買ってしまったことがありました。

会議はきっちり固めすぎず、かつ脱線しすぎず、ファシリテーターの役割が重要ですね。 

日本人が黙っている、フィードバックがロシア人に伝わりにくいという点。会議は英語やロシア語、ということも手伝って、我々のように言語が決して堪能ではない人間にとってはただでさえ内容に入ってゆくのが奥手になりがち。かつ、日頃から自分の考えを第三者に表現する機会を決して多く得てきた人間ではないので気後れもします。また、相手にこういったら大丈夫かな？なんといえばベストかな？と常に相手のことを考えてから言語化する習慣がついており、それも日本語で考えてそれから英語あるいはロシア語にする。時間のかかる作業です。まず自分の考えを持つことは当然として、そこにきちんと発言してゆけるスキル、喜怒哀楽を自分で思っている以上に素直に表すことでスタッフにも私という人間を理解してもらいやすくなるはずでは？ロシアで勤務して数年も経ち日々怒ったり、笑ったり、喧嘩したり、少しずつ私生活のことや食べ物の好き嫌いも含めてコミュニケーションを繰り返していると、お互いに分かりあってきて摩擦も減ってきたかな、と感じている頃。上司と部下の立場上、一定の境界は必要だという認識は外さないものの、たわいもない差し障りの無いテーマだけに留まらず、人事の考え方、自分の将来の目標やポリシーなど、仕事を行うゆえでの行動の根幹となっている深いテーマについてもお互いに話し合ってゆく機会をもっととらえて仕事上でともに会社を発展できるパートナーとしての理解を一層高めてゆくことの必要性を感じる。 

さて、セミナーで感じる日本人とロシア人の違い。

日本人。講師の説明のあとのQ&Aコーナー。「質問はありますか？」とファシリテーターの方から聞かれて出てくる質問の少なさ。そして、「では以上で本日のセミナーは終了です、ご出席いただきましてありがとうございました。」の後、講師に質問の列ができる。 

ロシア人。どんな内容でも自社のみに関わる内容であっても、Q&Aの時間に根掘り葉掘り尋ねる傾向があるように感じる。分からなければさらに質問をかぶせてくる。そして他の聴衆はそれに付き合うはめに。セミナー後に何人も残って質問の列を作っている光景を見た記憶がない。 

どちらが良い悪いではなく、何に重きを置くかのアプローチの違いが表れているんだろう。日本人のそれは自分の個人的な質問で他の人の時間を取ってはいかん、という他人思いの観点からの行動だと思う。全体の中で質問する恥ずかしさもあるのかもしれないけれど、やはり周りに気を配る精神は私たちの大切な特質です。自らの時間を有意義に使うために、周りを気にせず自分の質問を続けてセミナー後はとっとと帰る。これはこれでタイムマネジメントとしては素晴らしいのかもしれないけれど、あまりに個人的な内容は個別に、別の機会を見つけるなりして質問すべきだろう。ただし、私たちが個人的な質問と思っていることが、他の方々にとっても役立つ質問であることは実際に多いという事実があります。日本人は積極的にQ&Aの時間を用いて質問してゆくのがよいのではないでしょうか。 そもそも個人的な質問なのか自分の質問が他の人にも役立つのでは…などと考えている時点でとても日本人的な思考なんでしょうね。

モスクワにオフィスを構えている日系企業なら、誰もがスタッフの出勤時間の管理について多くの悩みを抱えている、抱えていた（問題に直面し解決し今に至る）であろうと想像します。

スタッフの時間を管理する立場として、難しさを感じる場面が多くあり、今でもまだ最善と思える方法を模索中です。１分であっても遅刻は遅刻。しかし、それでは交通事情の問題があるモスクワ郊外から遠く通ってくるスタッフにはかわいそう、事情を考慮してあげられないのかなどいろんな議論がありましたし、今でもあります。以前は累計遅刻が一定回数を超えたらボーナスカットなんてことも。

オフィスに入る際には、皆が入館証と入り口の電子機器にかざすので何時何分にオフィスに入ったかが分かります。遅刻してきたスタッフは入館証をあえてかざさない者もいて「今日は忘れてしまったので受付にドアを開けてもらった」という言い訳や「一緒に出社した同僚が開けてくれたのでそのまま入ってしまった」などというケースも起こりえます。データ上は遅刻せずにオフィスに入っているのだけど一向に席にやってくる様子がない。オフィスに入ってからそのままコーヒー、お茶を飲みながら同僚と話し込んでいる、なんてこともありました。その内容にもよりますが、席にいないからといって仕事をしていない、遅刻だ、とすぐに喚きたてないことが必要なんだなと。

他社の方と話をしたときには、「９時の始業時間の30分前ほどにはほとんど人がいない。ところが９時直前に一気にスタッフが遅刻せずに入ってきてみな仕事をしだすんだよな、不思議だよな」なんてことをおっしゃっていました。わが社のビジネスセンターでは、同じビルに入居する他の会社も同じ時間での始業なのでしょう、９時から10分前ほどの１階エレベータホールは大変な混雑となっています。私たちの会社スタッフもほぼ遅刻せずに出社してきます。しかし、中には「エレベータが混雑していて乗れなかったので少し遅刻してしまった、私は悪くない」という遅刻の言い訳を聞くこともあります。

早めにくれば余裕を持ってエレベータにも乗れてゆとりをもってオフィスに到着できるのになぜそうしないの？と聞けば、仕事の時間は９時からと決まっているから９時までにくればよいのだ、と。そう言われてしまうと言い返す言葉もなく、はい、その通りです、としか言えません。ロシア人の友人が働いているロシア企業では、遅刻した場合はその分残って仕事をするという運用だそうです。フレックスタイム制度にすれば遅刻の問題はなくなるのか？否、今度はばらばらにやってくるスタッフの勤務時間の管理が大変だ、朝から会議をしたいときに全員がそろわないのは困る、と意外にもマネジャーたちから否定的な意見が寄せられました。じゃあ、営業と管理部門とで勤務シフトを変化させたらどうか？と聞くと、いやそれは不公平だと。

労働契約書でも会社の就労時間は記載していますし、就業規則でも10分前には出社して仕事にゆとりをもってとりかかれる準備をしましょう、と明記しています。中には始業時間１時間前から来て仕事を始めるスタッフもいます、毎日９時ぴったりにくる人もいます。人の数だけ人の価値観がありますね。一昨年の秋口には、上期の評価として部下全員に「時間に対するその人の姿勢はその人の行動に表れる。遅刻というのはその人自身の仕事に対する取組みが欠けていることの現れでもあり、それはよく注意してみてゆきます」との趣旨を書いた資料をメールで全員に送り、後日各自と上期の面談をしたときのこと。「あれはひどい、一気に仕事のやる気をなくした、スタッフによく説明しないと問題だ」と言われてしまいました。それはそれで私の価値観を伝えたはずだったのですが、少々行き過ぎてしまったようでした。

実際、我々が会社に提供すべき時間は就業時間内と定められておりいかにその間に結果を出せるかがポイント。早めに来て遅くまで残って仕事をするようにとは一言も書かれていません。それでも日本での感覚からすると早めに来て、ある程度残って仕事をする、そんな姿が肯定的にとらえられているのが日本のビジネス文化でしょう。

なんだかんだ言ってもスタッフは始業時間までには出社してくるので、今は遅刻管理を厳密に自ら行うことはなくなりました。スタッフの数そのものが欠けている状況に直面し日々の仕事すら回らない状況を経験することが重なってからは、まずオフィスに来てくれる、それだけでも十分に感謝すべきなんだと考えるようになりました。自分が人間として成長しただけなのか、甘くなったのか分かりませんが、必要なスタッフが揃っていて、仕事をやってくれる、これは本当にありがたいことです。さて、話を戻し、遅刻データは人事スタッフが管理しているので、何か問題があった時には報告を受けるようにしています。また、我々は家庭の事情などで数時間遅刻する際には有給休暇を時間単位で取得できるような運用を許容して多少は柔軟な対応ができるようにとしています。お付き合いのあるロシア企業の中には、「交通事情も考慮した上でスタッフは時間に余裕を持って行動すべき。遅刻はあってはならないもの。私のスタッフが遅刻した場合にはペナルティとして評価に含めている」というロシア人社長の方もいらっしゃいます。こういった方は珍しいとは思いますが…。

一番カギとなるのはその会社のマネジメントがどのような方針を持っているか、それに対してどれだけ真剣に取り組むかでしょうか。それがその会社の時間管理に対する文化となってゆくはずです。９時以降もゆっくりとコーヒーを飲んでたわいもない会話をしていたり食事をしてるスタッフがいれば注意する、出社時間だけではなく、会議開始・終了時間も意識して余裕を持って行動すればスタッフも自ずとついてきます。注意すると何か言われるからいやだ、誰かに言わせよう、というのではなく、マネジメントである自らが間違いは間違いである、と発言し、また自らの姿勢でもって模範を示していくことが時間管理に限らず会社をよくしてゆくための長い道のりに思えるも正解なのだろうと感じています。日本では始業時間に厳しいにも関わらず、日々の仕事を終わらせる締切時間に対する認識が低いという事実に気づいてから今はこの点への取り組みに努力中です。この点はまた別の機会に書きたいと思っています。

何よりも一番の理想は人を管理することが必要なくなること。各自が仕事を楽しいと思い、仕事時間の開始・終わりに関係なく仕事に没頭し、仕事とプライベートの境がなくなること。管理社会から自律に基づく会社制度に向かって行ければ素晴らしい、実際にはそんな理想はなかなか難しいのですが、そんな風にわが社のスタッフもなってゆけるように何ができるのだろうか、といつも試行錯誤です。