部下の課題管理の方法/Task management

部下のタスク進捗管理をどのように行うか?

この課題は誰もが抱える課題と思う。日々試行錯誤を繰り返しつつ最適解を見つけようと努力中です。自分自身が今分かっているのは「組織、部下、状況に合わせたやり方からその時に相応しい方法を取り入れること」。

今、自分は人事、経理、法務、IT、物流の各セクションに責任を持っている。各セクションには課長がおり、定期的に彼らと課題確認を行っている。ただし、会社規模も決して大きくなく、各セクションの人数は2~5人と小規模であることから課長の部下ともコミュニケーション機会は多い。

”欧米では個人の自主が尊重され、双方の信頼関係をもとに仕事を任せるべき。そのため、締め切りを定め、部下から報告が上がるのを待つこと”なんていうアドバイスを読んだことがあり、そのように始めてみた。また、全く定例会議もなかったため、毎月一回集まるようにしてみたり。それでは足りず、昨年は各セクションと週一度のミーティングを設定。このコラムも役立ちました。

コラム:The 15-minute weekly habit that eased my work anxiety and made my boss trust me more

やっぱり上手くゆかないセクションとは日々話合いをするしかない…。人もそれぞれで、きちんと自主的に管理し、定期的にレポートしてくれるスタッフには必要以上にチェックを入れる必要もなく、一方で頻繁にケアしてあげる必要があり、それを望んでいるスタッフもいる。その場合は意識して声がけすることが大切なんだ、とも学んでいます。

最近読んだ本では、とある企業では毎朝の15分のブリーフミーティングを行うことで業務に関する疑問が減り、総合的に会議時間を減らすことに成功した、とあった。そう、会議、会議、というけれども、日頃からコミュニケーションが取れていれば頻繁に会議を開く必要もないはず。自らを振り返ると、自分のことばかりに忙殺されていてスタッフへの気配り、声がけが足りないなぁ…と反省することばかり。

今ではオフィスの中をできる限り歩き回り、スタッフの近くを通るその都度、声をかけて数分ほど各課題の進捗を教えてもらう、複雑な課題は別途会議を設定して議論する。といったやり方に落ち着きつつある。

 

Author: Author

ロシアのモスクワにある日系企業の管理部門に7年間勤務した後、現在は日本で働く会社員です。モスクワでロシア人と一緒に日々仕事をする中で、私たち日本人が経験するアドミ業務についての情報、課題、考えなどを少しでも多くの方々と共有したい、アドバイスをいただければ、と思いブログをはじめました。 経理、労働法や人事制度の仕組み作り、ITスキルを応用した仕事スキル向上、EAC認証などの幅広い管理課題に取り組んでいます。 とりわけチームビルディング、部下とのコミュニケーション、モチベーションアップ、という課題は世界共通だと認識しています。そんな話題も中心テーマの一つです。

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