仕事の生産性を向上するには / How to increase work productivity

今日、お気に入りのカフェにて。通りから入ると、中庭があり、この空間がモスクワの中心で外界との別世界を作り出してくれています。青空のもと、心地よい風を感じながら、今年ももうわずかとなった最後の夏を楽しみました。甘い香りに惹かれて蜂が空になったレモネードのグラスにやってきました。

膨大な業務量に追われる毎日。生産性の向上についてもがいています。(この記事では、生産性と切り離せないIT技術の記載はせず、主に自らとの闘いについてです)

生産性を高める方法(いたって目新しいものはなく。むしろあったら教えていただければ嬉しいです)

週の初めに必ずその週にやるべき仕事のスケジュールを作成する。

一日の仕事の振り返り。自分のしてしまった失敗・こうすれば良かった点を記録すること

複数のことを同時にしてはいけない。一つの仕事に集中し終わらせる。(仕事の内容によります)

音楽はなし。繰り返しの仕事で単調作業であれば音楽が必要だと部下は言いますが、私の仕事はそのようなタイプではないので音楽はなし。

時間を区切って勝負するのが大切。やると決めたらその時間にやりきる。トイレに行きたくなってきてもやりきる。トイレに行きたければやりきれ!と自分に言い聞かせて。

仕事のイメージを作り上げるために、気分を入れ替えるために一つの仕事を終えた後に机の周りやオフィスの掃除をしてみたり。

確実に1つ1つの仕事をその日に終わらせる。明日まで延ばそうという考えは無し。

残業すれば大丈夫、時間がなければ週末にやればよい、という甘い考えが頭の中に巣食うことを絶対に許さないこと。この意識が頭の中で大きく占めてしまうと、その途端に仕事のスピードが落ちてしまう。

このような上記の点は、日本にいた時に大量に購入したノウハウ本を通して知識として持っていました。しかしながら、見聞きして知っていることと、自身の中に根差して理解し、実際の行動に移すことの差には、とてつもなく大きな違いがあることを今になってはっきりと認識することができました。

仕事の見積もり時間の精度を上げることはとりわけ重要

この記事の一番最後にあるLink先のブログ記事を参考にさせていただき、私自身もこの方のファイルに似せたマクロで動くExcel仕事管理リストを作成し、毎日更新しています。私の問題は、少しでも多くやらなければ、という意識で幾つものタスクを今日のやるべきこととしてしまい、その結果見積もり時間が24時間を越えてしまうことがあることです。つまり、寝ずにひたすら作業をしても今日やるべき仕事の完了時間は翌日の同じ時間、というわけです。無理です。優先順位を定めて、現実的にできることを見極めつつ、さらに一つ一つの作業時間の見積もり時間の精度を高めることが課題です。

ドラッカーは時間管理の大切さを説いています。私自身の経験からすれば、自らの仕事時間を管理することが習慣として定着した後、記録集計を継続し、データ集計をして、その結果を見て満足してしまう。つまり、その時間管理の行為自体が目的と化してしまうことの問題を感じました。原則として、自らの時間管理ができている、と納得できることは、時間の記録をせずとも自らの時間利用方法を客観的に観察できていること、正しい時間の用い方ができていることと言えます。そのため、時間管理が現時点で問題なくできていると判断した段階で、記録はストップして問題ないと考えています。 定期的に見直しの時期を設けることで十分なのかもしれません。

行為が目的化してしまう ― これはすべてのことにおいて当てはまりますね。毎月的敵に作成するレポート(それで?何に使うの?「いや昔から作成していて引き継がれたので・・・」、でもそれって本当に役立ってる?「いや誰も見ていない気がします」・・・であれば作成する意味ありますか?)

定期的な会議(集まりあうことが問題になっていませんか?「この会議は大切なんです。なぜならそれが課のターゲットですから。」…でも集まる理由はなぜでしょう。目的が明確ではない。議論の結果の結論が決まらない。議事録が作成されず共有されない。その結果次に集まったときに前回話し合った内容を忘れてしまっている。そんな会議に二度と取り戻せない自らの時間を捧げる必要があるのでしょうか…)

時間管理も大切ですが、本来の目的とその手段が目的化していないか、これこそ徹底的に棚卸しを継続してゆくべきだと考えています。会議を見ていると、なぜだか話に詰まったときに笑いが起こる。それで内容がごまかされてしまう。それで結論が何か曖昧になってしまう。これは忌み嫌うことの一つです。

集中できないとき

解決策 ― その日は止めて帰宅するのがよいでしょう。仕事を終える時間の目安となるときは?

それは集中できないとき。私の場合、それを感じるのは、誤字脱字が増えてきたとき。なぜだかYoutubeを見出してしまうとき。Excelの数式Inputにやたらと時間がかかり頭が混乱しだすとき。携帯電話をいじりだすとき。他のことを考え出してボーっとしてくるとき。

各自それそれに何かしらのサインがあると思います。その時には、よほど締め切りに終われていない限り、早く帰宅して翌日の早朝から仕事を開始するほうがずっと生産性が高いことを私の経験は物語っています。昨日さっぱり原因不明でエラーが出続けており意味不明であったExcelの計算式が、翌日に取り掛かるとわずか5分程度で解決したり。「あっ、なんだ、こんなことか」と。翌日朝起きてボーっとしていたら、「あれっ、これはいけるんやないか」というアイディアがポッと浮かんできたり。

でもやっぱり我々は人間

自ら、「ながら勉強」は絶対にダメだ、と分かっていても、今でも時にやってしまうのです。それが人間の弱さでもあるのかもしれません、悲しい。でもそこから残りの一日をどれだけ「まあ、何とかそれでもよくやったよな」と自分に言い聞かせられる一日でできるか。そんな自分のリカバリー力を見るときに、自らの成長を感じる機会かもしれませんね。また、「ながら勉強やってしまった…」と思うのですが、そんな弱さを許容しながら生きてゆくほうがより人間的だと思います。あくまで”時にやってしまう”程度に留める必要がありますが。

生産性を上げるための極端な方法は、締め切りぎりぎりに一気にやりとげる。それが一番スピードアップの理由の気がしています。毎回経験するこの苦々しい経験を避けるために計画を立てるのですが、どうにもそう簡単にいかないところが人間です。

周りに頼ることもとりわけ重要

最後に生産性向上にとりわけ重要なことをもう一つ。それは周りに頼ることです。部下に素直にお願いすること。自分の弱さを見せることです。部下も私がそんな完璧な人間ではないことをよく分かっています。「オルガ、お願いしますよ、もうあなたに頼むしかないんです、だって私ではできないので…。よろしく、ね」(顔色を伺いつつ)。「エレナ、ごめん、もう疲れた!帰っていい?あとはお願いします、あなたならできるから、信じてるよ」(そうは言っても後で受け取った資料はしっかり自分自身で確認するしかないのですが。何かあったときの責任は私ですので。)周りに頼れる人は素晴らしいと思います。自分の弱さを認める謙虚さを持ち、自分の出来ないことを周りに頼れる、つまり周りを信じる。それによって周りも彼らが信頼されていると感じることができる。良いことばかりです。やっぱりみんな不完全な人間ですから。

参考情報

Excelタスク管理で使っているExcelテクニック+マクロ

https://www.ex-it-blog.com/Excel-Macro-Task

Author: Author

ロシアのモスクワにある日系企業の管理部門に7年間勤務した後、現在は日本で働く会社員です。モスクワでロシア人と一緒に日々仕事をする中で、私たち日本人が経験するアドミ業務についての情報、課題、考えなどを少しでも多くの方々と共有したい、アドバイスをいただければ、と思いブログをはじめました。 経理、労働法や人事制度の仕組み作り、ITスキルを応用した仕事スキル向上、EAC認証などの幅広い管理課題に取り組んでいます。 とりわけチームビルディング、部下とのコミュニケーション、モチベーションアップ、という課題は世界共通だと認識しています。そんな話題も中心テーマの一つです。

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