仕事で言葉の多さがどれだけ重要なのか?正直懐疑的です(其の二)/How important to talk enough in the job? Honestly I am skeptical. (part 2)

仕事の会話を始める中で、簡単に本質からずれてしまうことが多い。それで?Yes なの、Noなの?何が言いたいの? ー よくこの質問にたどり着きます。最近、外部のコンサルティング会社を利用してビジネス上のリスクにかかわる勉強会を行っていますが、スタッフが積極的に多く質問をする姿勢は素晴らしいのですが、細部に入ってしまい、いつまでも先に進まない。問題の本質はどうなのか?という点を俯瞰的に捉えることが重要なのでは…?それだけ私の勤務する会社のスタッフのレベルがまだまだなのかもしれませんが…

物事に取り掛かる場合、自分なりに話の着地点を考えておき、確認したい質問を書き出しておく。それに基づき自らの筋道が正しいのかを検証してゆく。間違っていることが分かれば柔軟に対応する。私の経験からして、こちらから正しい質問をしなければ欲しい回答が出てこないことが多々あります。後で「なんでそれを言ってくれなかったの?」と聞くと「いや、聞かれなかったので」と平気な顔で返答するスタッフもいました。もちろんその通りですが、こちらからすれば、その情報は判断材料として重要なのだから尋ねられないとしても話してくれよ。と言いたくもあります。そんなこともあるので、自分で想定する解決までのストーリー、それに向けて準備する質問事項をきちっとすることの大切さを感じるばかりです。そして、話し合い中にロシア人スタッフが不要な話に脱線したらすぐに会話を元に戻す。「それで、Yesなの、Noなの?」結論をはじめに確かめる。言ってしまえば、話好きでよく喋るロシア人スタッフを黙らせる。それに尽きます。

気になる点を立ち話でささっと確認すること。これも効率的に情報を集めるためにも大切なことと感じています。部下が机の近くを暇そうに通ったら、その機会を逃さない。各部門とは、週一度のWeekly meetingで各課題の進捗を共有する会議でささっと話し合う。

時間をかけないようにする=どれだけ自分で準備をしておくか、でもあるので、結果的にはかけている時間の総量は決して少なくないのかもしれません。そうであったとしても、スタッフに確認するために課題一覧リストを自分で確認し、尋ねたいことを予め準備しておくことに無駄なことにきっと無駄はないはずですね。

私の仕事上の経験から言えるのは、会議が長くなる、ちょっとした会話が長くなる…その原因の多くは、本題から脱線した内容の会話が続いてしまうこと、同じことを何度も繰り返すこと(表現を変えているのだけれども結局は同じことを述べているだけ)といった点が多い気がしています。また、皆で考え出して沈黙が続くこと。その場で本件をクローズしたいという気持ちが確かにありますが、その場をいったん切り上げることも結果的にプラスになることもあります。

皆で集まり、ブレインストーミングでのアイデア出しも試みられますが、会議室に座ってさぁみなで議論し合いましょう、という雰囲気からでは、あまり斬新的な結果がでることはないのではないでしょうか。結果的に規定路線から大きくそれない程のアイディアしか出てこない。そんなものではないでしょうか。私はその効果に懐疑的です。企業の中には場所を変えて、懇親会の目的もあってホテルに泊まり込んで議論をすることもあるようですが、いくらトップマネジメントの方々が場所を変えて議論をしたところで、同じ人間同士が話し合う以上、想定される程度のものしか生まれてこないでしょう、と思ってしまうのです…。そんなことよりも、全く異なる経験をしたり、全く価値観の異なる人と会話をするほうがずっと価値があるのではないでしょうか?私は日頃自分自身が全く足を踏み入れたことがないような、意識もしていなかったような世界に触れてみることが一層重要になるのだろうな、と思っています。日頃使わない道を通ってみたり、日頃出歩かない時間帯に散歩してみたり。そんなちょっとしたことでも。

私は自分の時間を奪う不要な会話が大嫌いです。 それは自分がかつて新入社員のころに上司に対してしてしまった自らの時間泥棒への大いなる反省の裏返しでもあります、取り返しがつきませんがその時の場面を思い浮かべると反省することばかりです - 時間の重要性を強く強く感じることがどれだけ重要であるかを学んでいます。 無駄話から生まれる解決策もあることは分かっていますが、日常業務で出会う多くのことは課題に直面。急いで判断が要求される。さてお前はどうするんだ?そんな繰り返しがほとんどです。

ただ、その一方で、個人の抱える問題や退職交渉などの人事にかかわる話は、必要な分だけ時間をかけるべきでしょう。骨折れることではありますが…真摯に向き合うこと、とても大切です。(といってもあまりに入れ込みすぎることのないように!そのバランスは実際に経験してみないと分かりません。)

時間というのは面白いもので、あればあるだけ勝手に埋まっていってしまう。それを感じています。毎朝、少しでも早く早朝に出社して皆がいない静かなオフィスで自分の仕事に取り組んでいます。そのため起床してから家を出るまでの準備の時間をどのように効率的にこなすか、これが重要です。早朝の時間が仮に10分増えるとすると、単純計算では10分自宅を出る時間が早まるはずなのですが、なぜだかそうもいきません。おっ、まだ時間がある。よし、あれをしよう、これもしよう、と今やらなくてもよいことについ目がいってしまい、結局家を出る時間が大差なくなってしまうのです。

時間は有限。物事のやるべきこと・やらないことの選択の大切さをこのような日常生活からも学習しています。

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ロシアのモスクワにある日系企業の管理部門に7年間勤務した後、現在は日本で働く会社員です。モスクワでロシア人と一緒に日々仕事をする中で、私たち日本人が経験するアドミ業務についての情報、課題、考えなどを少しでも多くの方々と共有したい、アドバイスをいただければ、と思いブログをはじめました。 経理、労働法や人事制度の仕組み作り、ITスキルを応用した仕事スキル向上、EAC認証などの幅広い管理課題に取り組んでいます。 とりわけチームビルディング、部下とのコミュニケーション、モチベーションアップ、という課題は世界共通だと認識しています。そんな話題も中心テーマの一つです。

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