Working in Russia – administrative job / ロシアに駐在して働く管理実務の世界

職場の会議で自分のパソコンを利用して画面共有する場面が幾度となく訪れます。画面がモニターやプロジェクタに映し出されて、その方のデスクトップが見えた途端に、「うっ…」となることがあります。デスクトップ上にあらゆるファイルが散乱していて、「えっとー…」と探すことに。どんなに身なりを整えていても、パソコンのデスクトップがごちゃごちゃしていると、きっとこの人の頭の中はこんな状況でタスク管理しているんだなあ…と思ってしまいます。デスクトップはその散乱の様子を実感することが難しいからこそ、各々のビジネスマンの素の姿を示しているのかもしれません。

デスクトップはあくまで一時的な作業場であること。基本的に何も保存しない。ファイルを使ったら元の場所に戻す。日常生活の中で当たり前に行っていることををそのままパソコン上でも行うだけ。

「使ったら元に戻しなさい！」小さい頃には親に怒られたものです。それを同じように自分の子供にも教えている。でも自分のパソコンのデスクトップは無茶苦茶な状態。子供に見られたら子供に何と言われるか想像するとちょっぴり怖い。パソコンのファイルの恐ろしさは、どんなに容量が大きくてもそれを目に見て感じ取ることができないこと。ファイルデータが重くなってきたらパソコン自体も重くなったり、パソコンの画面から何かが飛び出てくるような可視化ができたら面白いのですが。

デスクトップがファイルで溢れ返っているいるとしても、決してその人がいい加減な人だ、とかではなくて、実はそれで上手く回っているのかもしれませんし、その人が仕事のファイルの整理整頓をどれだけ重要視しているか、という価値観の違いでもあるのかもしれません。あとはただただ業務量が多すぎて抱えている仕事が多すぎる、ということも。

私としては、一週間の業務の中で継続して取り組んでいる仕事ファイルは常にデスクトップにあるとしても、その週が一区切りつくタイミングではデスクトップ上のファイルを整理する時間を取り分けることが重要だな、と考えています。どんなに忙しくても。結局、「ファイルが無い！どれが最新版だっけ？」と後で苦しむのは自分自身。そうであれば、その苦しみを避けるために日頃から定期的にチェックするタイミングを設けておくことで大きな事故を防げる。そのルールを固く守ろうと決意したのは、私自身が数々の失敗を経ているからでもあります…。

とりわけ管理業務で数値を管理する人間としては、仕事道具、持ち物、服装その他のものへのこだわり有無は全く関係無しに、ファイリングのルールは徹底するべき。所定のフォルダにマスタファイルを保存し、作業するときだけデスクトップに取り出して編集工する。更新したものを所定のフォルダに保存して古いものは削除するなり、分かるようにして保存しておくなりして整理整頓を徹底する。そこだけは絶対に崩したくありません。（どうしても忙しくて余裕がないと弱い自分が出てきます、それが人間です…。）

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日本語のタイトルは好きになれません。英語のオリジナルタイトルは”The Personal Efficiency Program”とシンプルなもので、仕事の整理の仕方、タスクの管理の仕方などの技術的なことに多くの教訓をいただきました。数多くのハウツー本を読んできた中でこの本は今でも手元に置いています。時代の流れと共に、中身が古くなってきているかもしれませんが、その本質は今でも色あせることはなくお勧めの本です。

どんなに周りが自分の苦労に同調してくれても、どんなに理由があるとしても、会社では手や言葉による暴力をふるってしまった時点でどうしようもなくなることがある。それを駐在生活の間はよく認識しておかないといけない、と思う。ひどいスタッフはそれをこちらを挑発するかのような態度でふるまってくる人がいるのが余計に悩ましい。他の仕事でも負担がかかっている中でそのような場面に遭遇すると、どれだけの人は自制を働かせることができるのだろうか。私自身、感情のコントロールが難しい場面に何度か出会いました。

大企業では往々にして”人間ができている”方が多い気がするので、怒りを誘うような、むしろ挑発してくるかのような人に出会う機会は、全体の組織に所属する人の総数に比べると少ないのだと思います。しかし、外国に出て、小さな規模の子会社ともなると、そのような人間に出会う可能性が一気に高くなる。日本では有名な大会社の子会社と言っても、ロシアに進出している日系企業の多くは従業員が100人にも満たない小さな企業。私が駐在していた時期には、主要な日系メガバンクをはじめ、創立10周年を迎える企業が続くようなまだまだ歴史も浅い日系企業。まだまだ会社の文化やロシアでの管理部門のノウハウも積み上げ中、という会社がほとんどと思われます。そういった所へ、ロシアといってもモスクワ育ちの人もいれば、モスクワとは全く異なる環境の町で生まれ育ちモスクワへやってきたロシア人もいれば、日本の大企業に入社するような家庭環境とは全くことなる環境で生活してきたスタッフもやってきます。一般スタッフの試用期間は３か月と決まっていますが、よし、良いスタッフを見つけたものだ、と思いきや、３か月の試用期間を経て正社員契約をしてからは手のひらを返したように全く使い物にならない、そんな悩みも耳にしたことがありました。

今となってはすっかり業務の負担も減り、ずっと気持ちが穏やかに過ごすことができていますが、人間というものは毎日何かに追われ続けていると、ちょっとしたことにもイラっとしてカチンと来ることがあるようです。

「もう今の状況じゃ出来ません、あまりにも仕事が辛すぎます。人が足りません！」と部下の経理マネジャーに言われた時には、思わず机をバンっと叩いてしまいました。相手もびっくりした様子で引いていた様子だったことを思い出します。「いや、こっちだって大変なんだ。できることは出来る限り手伝うけれども、まだ改善の余地はあるでしょう、できることがあるでしょう」と。それからどれだけ経った頃だろうか、急に呼び出されて「実は、転職先が決まったので辞めます。私には今の立場が向いていない。私はマネジャーは務まりません。」と言って彼女は去ってゆきました。机を叩いた頃から関係に亀裂が入った、ということはなく、その後も彼女が退職を切り出すまでの間も、彼女が退職したのち、私が帰国したのちも連絡を取り合ったり、という間柄なので、今でも、そう、今でもあの行動が原因ではなかったはずだよな、と思っているのですが。とにかく、私も彼女もあまりの膨大な業務量に疲れ切っていた…それだけは確かです。

敢えて怒りを誘う場面に遭遇する訓練が必要とは言わないけれども、そのような場面に遭遇した時、自分の心拍数がどうなるか、どんな表情をして、どんな風に顔の筋肉がひきつって、どんなに呼吸が乱れるのか、自分を客観的に観察することは重要と思っています。私自身は、外国に出てみて自分自身がかなり感情に流される傾向があるな、と。メールの言葉にも出るし、態度にも言葉にも感情が乗り移ってしまう（だからこそロシアでロシア人相手に喧嘩できたのかも）。後で後悔することもあります。まだ赴任して１、２年目の頃でしょうか、本社のコンプライアンスから、「現地スタッフから、上司のXXXさんによって言葉の暴力を受けている、との通報があった」ということで、私が書いたメール文章すべてが送られてきたこともありました。

「日本語だととても言えないことも、なぜか英語だとつい言ってしまうんだよねぇ…」とつぶやいていた知り合いの方の言葉を思い出します。言葉というものは恐ろしいものです。その方にとってはそれが一つの怒りのコントロールだったのかもしれません。きっと、言われた側のスタッフも、英語はネイティブではないのでそこまで強烈に受け止めなかったのだろう、と解釈することにしました。

私は今の会社の中だけで日本国内を転々とし、それからロシア勤務を経て今に至りますが、今日本の職場でこう感じます。同じ環境で似た者同士が集まり、同じ場所でずっと過ごしていると、自然と自分の枠組みが決まってゆき、自分自身の思考の型がいつの間にか凝り固まってしまう危険が限りなく高い、と。それが当たり前と思ってしまい、その枠から飛び出すことがいつの間には難しくなっている。国内を転々として現場にいた頃の大きなメリットは、その土地でしか出会えない人との出会いによって自分自身の常識が揺さぶられること。朝からお酒の匂いを漂わせてやってくるおじさん。彼女と同棲を始めてしばらくしたら、自分の貯金が空になっていてどうにもならなくなってしまった話を自嘲気味に話してくれた男性。暇な時間があれば職場で自分の彼氏の悩みを打ち明けだす女性社員。生まれてからずっとその土地から出たことがない人たちと打ち解ける大変さだったり、知識だけは持っていて実務経験のない、外部からやってくる新人たちを受け止める熟練社員たちの気持ちなどを実感として経験したり。周りにも同じような環境の人たちに囲まれていて、会話の内容も仕事のことが中心になってくると、考え方も考えそのものも自然と同じようになり、結果的に多様性を大切にするはずが多様性がなくなってゆく。そして、怒りへの対処方法を学ぶ場所も自然となくなっていってしまうのではないだろうか。

怒りのコントロールを上手にできる人はますます重要になってくるだろうということは間違いない。怒りのコントロールは日頃から自分のメーターを管理して、自分の怒りのポイントを学んで、それをどうしたら改善できるのかを学ぶこと。次にその場面に遭遇する時にも自分をコントロールしやすくなる。怒りを感じる時はけっこう急にやってくるものだ。あと、自分の思っていること、感じていることは素直に外に出したほうがよい。それを溜めてしまうと、その反動はあまりにも大きいだろうから。人によっては暴力に訴えてしまったり、精神的な病を患ってしまうのかもしれない。

昔、学生時代にバックパッカーとして旅していた時のこと。顔を見るなり、あっちにいけ、という身振りでモノを売ってくれなかった人もいましたが、私が日頃感じる怒りのレベルは、世界で迫害されてきた人種、民族の歴史と比べたら本当にちっぽけなもの。今もこれからも、自分の出会う範囲の中で感じる感情の起伏と向き合い、感情、特に怒りのコントロールを上手に次への原動力に変えられるようになりたいものです。これからもきっと見つかるであろう、自分の感情の新たな発見を想像しながら。

これを読んでいる若手の皆さんも、これまで出会ってきた上司のもとで、その上司ならではの教えを受けてきたことと思います。それを人によっては苦労を重ねてきた、というのかもしれませんが。私も異なるタイプの上司の元で過ごしてきました。どちらかと言えば、私は怒鳴られたり、「お前はなっとらん！」と言われて育ってきたタイプです。今の世の中で見られる、褒めて育てる、出来る限り厳しいことは言わずにことを荒立てずに部下を上手く育てる、雑談で雰囲気づくりをして…といった風潮とは縁が無い世界で育ってきました。それで、今の職場でそのような環境に身を置くと何とも落ち着かない気持ちになります。人の成長にはその人それぞれにふさわしい方法があり、世の中で正解と言われる方法が決して全員に当てはまらないこと、自分が相対する相手の成長にとって何が最も効果的な方法であるか、自分で考え、判断することが求められています。何だか、日本の部下のマネジメントはロシアよりもずっとずっと複雑で難しいことかもしれません。表面上は良いのですが、内面では何を考えているのか、ロシア人スタッフと接する時よりも察することが難しく感じられます。

さて、こんな私がこれまで接してきた上司から学んできた教えの中で、特に今でも日常業務の中で意識させられる大切な教訓を書き出してみました。

報告書の書き方

毎月作成する実績レポートのコメントを書く時にはその言葉の背景にいる人を考えること。例えば、「部品の供給不足により目標生産台数の未達。」これは事実以外の何物でもないのですが、それを読んだ上の人がどう思うか考えてごらんなさい、私の書いたコメントによって、それを読んだお偉い方がその部品供給のために尽力している担当者を非難していることにならないだろうか？その担当者は一生懸命にやっているものの不可抗力のために供給が間に合わない状況かもしれない。自分の書く一文が与える影響、背景を考えながら文章を書くように、ということを学びました。ここで私が理解したのは、コメントを書くスペースは限られており、上記の事実以外を補足出来る要素もない。そうだとしても、その上司は他の担当者が努力している姿を知っているからこそ、何も知らない私が一言が”部品供給をしてくれない部門が悪いのだ”とも読み取れる、そんな一言を簡単に書くことの危険を指摘し、その背景にある事情まで汲み取る努力をするように、という点を指摘をしたのだと理解しました。

コメントを書いたら声に出して読んでみること

これは今でも忘れがちになってしまうけれど、守りたいとても大切な教えです。頭の中で反復して確認。よし、このコメントで大丈夫。そう思っていても、声に出して聞いてみると、あれ…何か変だな、と思うことってあります。一人であれば自分で声に出すしかありませんが、それに加えてさらに良い方法は、隣にいる同僚に自分の書いたコメントを読んでもらって、意味の通らない部分がないか？分かりやすいか？を尋ねてみることです。

メールの宛先はToとCCを正しく使い分けること

複数の人が宛先に入っているメールを送る時、メールのあて先はToとCCを正しく使い分けること。メール送るときには、各相手のメールアドレスを必ずToとし、それ以外の人のアドレスはCCに入れるように。これを厳しく指導されました。受信メールを確認する時には、CCで届ているメールを読む優先度が下がる、時には内容チェックする無視することもある。Toで届くメールとCCで届くメールとではその重さが違う、ということを教えていただいた気がします。

自分が提出したレポートの中身を深く追及されたときの私の曖昧内答えに「ふざけるな！明日の朝一番に来なさい！」と言われ…50人くらいが陣取るオフィスの目の前で、気が付けば３時間くらいだろうか、説教されたこともありました。今となってはいい思い出です。「あなたの価値はなんなのか？今の仕事のやり方をしていたら、いつの間にか使われるだけの人間になっちゃうよ。」

そんな上司とも、私が次の部署に異動する時には送別会を開いていただき握手してお別れしました。つらい期間と思ったことも、今は教えられたことが自分の軸になっている。今は辛い、と思えることでも、後で振り返ると「今は出来るようになっている。何であの時はあんなに苦労していたんだろう？」なんて言っている将来の自分がいます。人生その繰り返し。終わりなき成長への道をひたすら歩んでいるようです。とある日には、帰宅途上の車の中で悔し涙が自然と流れてきたこともありました。「なんでこんなこともできないんだろう…」あの悔しさが成長への原動力となっていた気がしています。

上司が指摘する内容は、きっとその上司が先輩から受けてきた教育であったり、自身が失敗から学んだことを踏まえたものであるはず。その上司の仕事人生の価値観が詰まっているとも言えそうです。今の世の中、単に部下を虐げる上司もいるので、すべてに置いて上司は正しく、いつも私のことを思って言ってくれているんだ、という考えは危険なのかもしれません。ただ、もし上司の言うことに、部下のことを思って言ってくれている愛を感じる部分があれば、きっとそれは上司の期待に応える良いチャンスかもしれません。

自分の今行っている仕事の価値や価値観を”否定し続ける”ことの大切さ。ロシアにきてこのことの大切さをより強く感じるに至りました。日本に戻っての業務を通じて、この感覚は一層確信となっています。

今の変わりゆく世界にあって、自分自身のやり方がそぐわない場面がやってくる。

かつてはよし、とされていたこと、自分ではこれが適切だ、と思っていたことが今となっては否定されること。それはまるで自分自身を否定されているかのように感じることがあるのではないでしょうか。例えば身の回りのちょっとしたことで言えば、入社当時には日経新聞をよく読み、記事の切り抜きを取ってノートに保存していたり。興味のある記事があればファイリングして本棚に保管してみたり。それが今ではOneNote、Evernote, Notionといったオンラインノートを活用することで切り抜きも不要、棚スペースも節約できる。後からの検索も容易。メールでは細かいニュアンスが伝わらないので会話して要件を説明すべきと思ったところ「誤解が生じるといけないので、まず先に要件を書き出したメールを送ってください」とあしらわれてしまったり。実際に日本に帰ってくると、日本人同士で同じ日本語で会話しているにも関わらず、これでもか、というくらいに小さな誤解が日々生じます。会話しているのになぜこうもお互いに理解が異なるのか…苛立ちを越えて、むしろ言葉というものの面白さを感じます。

大きな流れの変化で言えば、コロナウィルス流行によりリモートワークが導入され、それに応じてますます電子化が進み、社内のコミュニケーション、営業スタイルも変わり…。

それに対してどのように備えることができるか？日頃から自分で自分の価値観や仕事の方法を否定し続けることが大切ではないだろうか。

モスクワで出会う駐在員の任期は、一般的に３～５年くらいでしょうか。日本との行き来を繰り返して累計10年以上ロシアや海外ビジネスに従事している駐在員もいますし、現地採用としてモスクワにとどまって勤務している人もいます。

そんな中で面白いなぁと思うのは、どれだけ長くロシア、海外に滞在していても日本の価値観を正しいと考えてロシアを否定的に見る人。一方で短い期間としてもロシアの良さを認めて客観的に日本とロシアの良さをそれぞれバランスよく観察できる人。その違いは何だろうか、と考えるのが楽しくもあります。

わたしは、物事にこだわりを持たないこと、常に新しいことへの好奇心をもつこと、よい意味での”テキトーさ”、がその違いを生み出すと思っていますが、それらをひっくるめて上手に一言で表現すると「謙虚さ」。この言葉にたどり着きました。

日本がなぜかつて世界２位のGDPを達成し、今もって世界３位に居続ける国力を持っているのか、日本の凄さを実感することができましたし、日本人が自国の文化を否定的に語るのを聞くととても悲しくなります。ー 「今の日本は、日本人一人ひとりが自分たちの幸せを犠牲にして成り立っているんじゃないって思うの」、そのロシア人の言葉は今でも印象的です ー また、日本にはないロシアの良さをよく学習しました。

私自身は標準的な駐在期間を超えてモスクワにとどまり、一般的な駐在任期のバランスを逸脱してしまったのではと思いますが、今後の人生において広い考え方に触れる機会を現地で得たこと、現地で考える時間を持ち自分なりの価値観を持てたことは一生の財産です。そして、それは今後も新たな出会いによって変わってくるのかもしれません。

自分自身の価値観を持ちつつも、他方では”否定できる”感覚ももっておく。このためにも自分自身にとってこだわりとなるレベルをどの高さに置いておくか？これをじっくりと考えて理解することが大切であろうと。

自分のポリシーを持っておくことは大切だけれども、他人もかかわってくる仕事においては自分の意志を押し通すこと、自分のやり方を貫くことといったこだわりは弊害となることばかり。

例えばオフィスの家具を入れ替える際、デスクの足は円形か四角か？机の色、椅子の色…これらをロシア人スタッフにお願いするのか、そこまで自分の意志を押し付けるのか？自分が会社のマネジメントの立場におり、自分が決定権を持っていて、自分なりのオフィスへのこだわりがあれば、きっと細かい部分まで決めたくなるかもしれません。

資料のまとめ方をとっても、自分の発言一つがどれだけその下の人間の時間と労力を奪うことになるのか？そして、自分のそのこだわりが本当にそれだけの時間と労力を費やすに価値があることなのか？

私は絶対にオフィスには誰よりも早く来る。週末は必ずオフィスに来て仕事をする、仕事のやる気を高めるためにランチは必ずこれを食べる、頑張ったご褒美として夕食は日本食レストランに行く。そういった個人のこだわりは大歓迎ですが、

いかに全体にとってベストの解決案を見つけて決定できるだろうか？

いかに関係者の時間を最小限にして最大の結果を導けるだろうか？

自分自身のこだわりが全体の仕事に影響を与える時、自分の持っているこだわりを否定できる軽快さ— きっとこれが謙虚さだと思います — を示す用意ができているだろうか。これは大切な要素だと思っています。

仕事の定義そのものを揺るがすような大きな変化の波がやってくる時にも、自分の存在価値のちっぽけさを感じることで、自分の価値観や過去の偉業を過大評価しない（周りの誰も、わたしたちの過去の成功話を喜んで聞きたいという人はきっといないだろうから）。自分に求められる役者を舞台で演じること。こだわりを持つのであれば、今の自分の仕事でどれだけ周りの人を幸せにできるか（仕事を楽にするために貢献できるだろうか）？これに徹すること。そこに常に子供の頃に抱いていたような好奇心を加えて、何事も肯定的に未知に接してゆくことの大切さ。

きっと、その根底にあるものが、自分の今の仕事、自分の価値観を”否定”し続けること、なのだと思っています。

新入社員の頃、いつも遅くまで仕事をこなす、他の部署の管理部門長のおじさんが社員がいました。その方の部署では営業マンが所定の経理書類の提出を忘れてしまったり、よく伝票作成を間違えたりで、怖い経理のベテラン女性から怒られることも日常茶飯事。そんな中でも文句ひとつ言わず笑顔で接してくれる方でした。

「〇〇〇さんから見て、この会社の社員に足りないものがあるとすれば何でしょうか？」

そう尋ねたことがあります。しばらく「う～ん…」と考えたあと、

「この会社の社員がとても優秀だ、うん、それは間違いない。ただ、ほとんどの人は一定のレベルまで来るとそこで止まってしまうんだよなぁ。なぜだか…そこに何か足りないものがあるんだよね」

これまで、ずっとこの答えの意味を考え続けていますが、きっと、恐らく、その”何か”には、今の自分の仕事を肯定して日々を過ごしているか？あるいは否定して物事を考えているのか？ — そこには謙虚さや好奇心という要素も影響しますが — この、今の自分の仕事や価値観に対する接し方が成長曲線の向きを決めているのではないかと思うように至りました。