Month: April 2020

仕事は忙しい。でもその中身が健全なものか、不毛な忙しさか、自分で冷静になって熟考することが重要だなぁ、と感じています。

見ていると、仕事の多くが不毛な忙しさで大半の気がします。そういえば何年も前ですが、東証一部の立派な大企業の経営企画に勤めていた友人は「社長向けの報告用に作成するプレゼンテーションが更新される度に回ってくるんだけど、なんと、その更新回数がXX回だった。それもグラフの位置を変えたり、言葉遣いを変えるためだけに。社内向けの資料にそれだけの時間をかけているっていったい…」と言っていました。（回数の記憶が曖昧となってしまったのですが、それは多すぎるなぁ、という印象だったことだけは覚えています）

私がロシアに来たばかりで右も左も分からない昔の話ですが、本社に提出する分量も多くない業績報告書の最終確認のために全駐在員が揃って会議室にこもり、気が付けば４時間近くが経過していました。今もよく覚えています。４時間近く座って、時には沈黙も続きながらのてにをは直し。現地のスタッフを育成し、業務を現地化してゆこう、と言っても実態は日本人で固まる。これは安心感がありますが、長期的に見ると会社とロシア人スタッフにとっては弊害でしかないでしょう。会議がようやく終わって外にでたところ、とあるロシア人スタッフから「いったいそれだけ会議室にこもってどんな会議なんでしょうか…Unbelievable」と言われました。私も同感です。その後、改善提案をしてそんな会議の方法もようやく過去のものとなりましたが…

何事も、今自分が行っている業務はどれほどの重要な意味を持つのだろうか？自分の勝手な思い込みで業務に重みを与えているだけではないか？そのように自己吟味することの大切さを噛みしめています。（以前に読んだ、”High Output Management” by Andrew S. Grove（昔のインテル社CEOの著書で経営書の中では大変有名な本のようです）では、”レポートは情報を伝える方法というよりは、”自己規律訓練”の”手段”なのである。レポートを”書くこと”は重要だが、読むことは重要でないことが多い”という興味深い指摘がありました。確かにその通りだなぁ、と思います。時間をかけるべきレポートの取捨選択は必要ではあるのでしょうが…）

というのは、自身の抱える仕事に取り掛かるにあたって、その仕事の重要さの位置づけと時間の掛け方について考えずに進めてしまうケースが多いように感じられるからです。

さて、不毛というのは自分の不注意、自分で生み出してしまった忙しさのことも意味しています。今回主に書きたいテーマです。後から降りかかってくる、「なんで当初お願いした内容と違う仕事をしているの？欲しい数字はこれじゃないんだけど…」スタッフが持ってくる報告にそう言いたくなることがあります。その元を辿っていくと「仕事を頼んだあのとき、このポイントで気が歪んでいたな、ここできっちりと自分の欲しい具体的な数値を説明せずに曖昧にお願いしてしまっていたな」といったケースが見つかります。そして、さらに、それが繰り返されることも。後で振り返ると、あ、やっぱり自分だ。またやってしまった、と。忙しさのせいにしてはいけませんし、こちらのお願いする意図をわかってくれよぉ、と部下のせいにしてもいけない。（でも人間なのでそんな気持ちもあります）

Emailでも口頭での説明でも、とにもかくにも具体的に、誰が？何を？いつまでに？どうして？具体的に書いてロシア人スタッフに渡す。このことの大切さを何度も何度も強く訴えたいです。

自分自身が考えていることは相手にまず100％のレベルでは伝わりません。ロシアで働く場合には言葉の問題もあります。同じ日本語で仕事をしていても誤解が発生しますし、ロシアで勤務していても、見ているとやっぱりロシア人スタッフ同士でも勘違いが生じているのを見ると面白いです。どこの国でもなんら変わりはありませんでした。

また、給与変更やポジションに関する人事関係のニュースなど、少々相手の意にそぐわない内容を伝える場では、気兼ねして言葉遣いも弱まり、一層相手との会話の理解に誤解が生まれるリスクがあります。きっちりと文書にして相手との面談に臨むべきでしょう。例えば、こちらはグロス金額で伝えたはずが、相手はそれを手取り金額と理解しており、あとで契約書を更新する段階になって「いや、これは自分の聞いていた金額と違う」なんてこともあり得ます。そこからまた不毛なネガティブな話し合いのための”不毛な仕事”が発生します。

自分自身の抱える仕事をいかに時間をかけずに処理できるか、空いた時間でいかに将来のための投資の仕事時間に費やせるか。これが重要だと思ってます。必要のないところは手を抜く。例えば、増える一方の報告書。それでいて依頼者はレポートを読み込まないことが多い。一体そんなレポートの完成度を高めたところでどれほどの意味があるのか？その完成度を高めるために熱意を燃やして周りに強要するならば、それは、その人の自己中心的なエゴでしかないのだろうと。そのレポートに要求される完成度のレベルをまず把握することが大切です。

仕事を一生懸命に時間をかけて、残業してでも行うから素晴らしい、という価値観はありえません。これは、限られた私の経験からしか判断できませんが、労働時間が長い＝一生懸命に努力していて素晴らしい、という風潮を事実見てきています。

周りからの評価が自身のKPIではなく、自身の持つ固有の時間を大切にすることであるならば、いかに自分の時間をかけずに課題をクリアできるかが優先順位となってきます。例えば資料作り。見やすい、きれいな色付け、線の種類を揃える。そういった類のことは社内向けであれば妥協すべきだと思います。コメントも過去資料に似たものがあれば流用できます。フォント、サイズを揃える、印刷の際には画面内に収まるだろうかと、Page previewでチェックする（相手が印刷をするかもしれないので）そのような最低限のことを守ればあとはとりわけ過度な注意を払うことは不要であろうと。そう思います。

社内メールであれば、句読点もそんなに重要でしょうか？そんなことも思います。自宅勤務が続くモスクワ。メールを音声入力で作成することが増えた現在 — 音声入力だと、句読点が入らない（方法を知りません） — そんなことを考えたりしています。

今の時代、結果的に仕事の反応も早くなり、結果的に評価される可能性が高まるかもしれませんね。自分の時間を最優先に考えて行動する。それが結果として会社と自身の両者にとって益がある、面白いです。

ロシアで日々業務に携わっていて感じていることは、企業で働く中での専門性、というのはその業務に関する知識の深さではない。その分野で業務を進めてゆくプロジェクトの導入過程で生まれる他の部門とのトラブル、実際の法律と会社の事情のギャップを把握したベストの解決策を提供できるか、予想していない二次的な災害が起こる可能性への対処、そういった、その場その場で求められる目に見えない経験値によるノウハウをどれだけ持っているか。これがいわゆる”専門性”と言われるものなんだろうか、と思うところです。

人事、経理、物流、IT、法務という営業活動とは直接関与しない管理要素のある業務を管轄していますが、”専門性”が果たして何を意味するのか？ — 考えてしまいます。知識ならば、いくらでも専門書を読めばよいだけです。インターネットでもそれなりの専門的な知識を得ることができます。

ロシア人の従業員でよく出会ったのですが、知識を持っていることを専門性と思っている人がいます。「ロシアのLabor Codeにはこう書いてあります。だから会社のルールはこうあるべきです。」

確かに法令ではこう書いてある、だからそうしなければならない。それは分かっています。一方で、マネジメントからすると色々な事情もあり完全にそのルールに沿って行うことができない事情もあるかもしれません。ロシア人スタッフもそれを分かっている。であれば、マネジメントと法令の間に立って、現時点でのベストの回答を考えだす。それができることこそ真の専門性なのではないかと思うわけです。

今の世の中、ますます物事が複雑となっています。知識だけで言うならば、外部の会社に委託して情報収集やアドバイスを得ることがより適切となってきています。一方で、彼らはあくまで情報を持ってきてくれるのであって、私たちの会社が抱える内部の課題に関して理解を持っていません。それができるのはまさに”専門性”を持った社内の従業員だけです。その”専門性”は、単に自分の仕事の分野に留まって勉強していればよいものではなく、営業も含めた社内のありとあらゆる分野の事情について情報を持っていること。それぞれの部門が抱えている問題を大なり小なり知っておくこと。一見すると「そんなこと、私の仕事ではありません」と言いたくもなるようなことをどれだけ知っているか。そこから自分の持っている知識と組み合わせて会社にとって必要とされる解決策を提案できるか。まさに今の私たち — 管理業務に携わる人 — にとってますます重要とされるスキルだと考えています。

ロシアに来るまでは、経理業務に専門的に携わっており、会計士になりたいと思い、仕事に出かける前の朝、終わった後の晩、仕事中の休憩時間、週末は図書館で勉強漬け、そんな時を過ごした時期もありました。でもダメでした。目指す過程で日商簿記１級は取得できましたが、会計士の試験に１度チャレンジしたものの、到底自分のレベルが及ばないことを実感した試験体験でした。友人には、日商簿記１級の試験に２回目でパスした人がいます、それも、勉強のほとんどは通勤時間の電車で参考書をめくっただけだという。私は何度落ちたことか…そういった事実を踏まえても、友人の話を聞いたときには自分自身の才能の無さを感じた体験でした。

今となっては経理というベースを越えて、雑多なものに携わる中で特定の分野に従事している人には気づかないアイデアをポッと提案してみたり、ITという全体に関係のある知識を用いて他の部署に話を持って行ったり。自分自身の専門性が一体なんなのか、答えに窮しますが、そんな曖昧さ一杯の”スーパージェネラリスト”という一つの専門性を構築しているロシアでの仕事の日々です。

管理の仕事をする上で効果的な仕事をするためにはIT機器のセッティングが欠かせないもの。ラップトップにモニターをつなぐのは一般的で、そうすると、選択肢はモニターサイズと接続する個数をどうするかに行き着きます。制約条件は、自分の個室がなく、机の大きさも限られている。

会社で標準モデルの22インチに始まり、それを２つ使ってラップトップと合わせて３画面で作業をしたり、24、27インチと大きさを変えてみたり。昨年は、インターネットで見つけたコラムに魅了されて34インチの湾曲型モニターに切り替えました。値段は75,000RUB。モスクワのタイトルで言えばスペシャリスト ― 概ね20代の年代をイメージ ― の約一か月分の給与に相当するお値段です。何と高いこと。「このビジネスセンターに入っているテナントのうちで、XXXさんが初めて34インチを購入した人に違いない」なんてITスタッフから笑われました。あまりにも重く、二人してやっとの思いで机まで運びセッティングしました。梱包箱もでかいこと…。これまで活用してきて、結果的には使用した上での経験が得られたこと、作業効率が確かに上がったことを踏まえれば良い買い物をしたと思っています。

34インチのモニターについては、多くの方の動画がYoutubeで流れており、それらを参考にできます。

私が34インチモニターを使用して感じているのは、

• 大きなモニター１つで複数画面を確認するほうが良い（複数モニターをパソコンに接続してファイルを分散するよりも）
• 月別のProfit and LossやBalance sheetを見るうえで、12か月分をスクロール無しで全て見れること、Wordファイルで作成された契約書やマニュアルを　確認する際に、字は小さくなりますが3枚、4枚をまとめて一画面で確認できること。これは素晴らしい。
• もう34インチでも物足りなさを感じ、49インチはどうだろうか、という思いが募っていますが、オープンスペースで各スタッフが机を並べているオフィスであれば、34インチが許容できる大きさの限度なのかなという点です。

そして、より重要なことに思えるのは、ラップトップ２台を仕事に活用することです。１台は会社から支給されているもの。もう一つは私物です。個人契約している回線経由でインターネットに接続し、常時会社では机に２台を並べて作業をする。これが一番効果的な方法だな、と現時点では感じるところです。

何事も一人でやるには可能性が限られる。一人がどんなに強力な人であったとしても、多少弱いとしても二人いてくれればなおさら強力になる。ノートパソコンにも同じことが言えるのでしょうか。いくら最強のパソコンを利用していても、会社の標準機はあくまで一般的なビジネス上のモデルであってとりわけ抜きんでた性能を持つパソコンが与えられることはないと思います。

ロシアで勤務していて、ロシアのERPシステムの１C、エクセルなどのファイル、Outlookメール、Google Chromeといったアプリケーションを常に開いていることが多い環境のなかで ― それに複数のファイルを開くことも日常茶飯事 ― 画面の切り替えをしては戻って…の繰り返し。ショートカットを使用するとしても面倒なことだ…と感じてしまう。そうであれば２台のパソコンを使うことが効率的ではないか、そう思います。

また、職場以外の場所で仕事をする機会もあります。そして、万が一の盗難、紛失といったリスクを考えると、いくらラップトップが暗号処理されているとはいえ出来る限り会社のラップトップを外部に持ち出したくない。無くしてしまった後の業務への支障、データは本当に大丈夫なのかという不安の気持ち、社内での顛末報告云々。やはり持ち出したくありません。そんなことから鞄の中には自分自身のパソコンが常に入っており、結果としてオフィスでは２台を利用できる環境が整っているというわけです。

個人用のパソコンには会社のデータは絶対に保存しないこと。これはセキュリティ上も会社の機密情報管理規定上も守ります。ですから、個人用パソコンは主にGoogle Chromeでの検索であったり、個人で利用しているOffice365やEvernoteへの気づきや日記、課題を入力することに利用しています。また、この点はなぜ外部回線を利用して自分自身のパソコンを日頃から利用することが大切であるか、と私が考えていることですが、外部環境で会社の会社のOffice365のメールやOneDriveといったインターネット上のアプリケーションにアクセスして利用することで、会社のパソコン以外での業務環境に慣れておくことに役立つからです。会社のパソコンではOutlookの専用アプリケーションを使用しています、インターネット上のアプリケーションとはメールの表示、機能も異なります。Dictation（音声認識）機能があったり、メールをボタン一つでロシア語や日本語を英語に翻訳してくれたり。機能を探ってゆくと新たな発見があります。

と言っても、会社もメールやり取りをいち早く確認するには、スマートフォンに届くメールを読んでゆくことが最善だと感じています。画面も小さく、文章全体をパッと把握できるのでラップトップでメールを読むよりもずっと早い。ただし添付資料がある場合には（特にExcel）スマートフォンでは少々辛いものがあります。そんなわけで定期的に自分自身の業務の方法を見直し、変更してみながら改善を重ねてゆく日々です。

今年１月のロシア人家族と一緒の箱根旅行。台風の影響で登山鉄道が走っておらず代わりにバスが運航している。なかなかやってこない、待たされる。外は寒い。タクシーを頼んだのですがなかなかやってこない。

「こんな寒い中待たせてしまいごめんなさい。」というと、「（交通手段が）あるんだから、無いよりいいじゃないの。」とお母さん。無いものに目を留めて文句を言うのではなくて、今あるものについての感謝の気持ちが出てくることにその時、アッと思いました。良い衝撃でした。

それ以来、自分の物事が何か悪いほうに行きそうに思われた時、彼女に倣って考え方の転換をするようにしています。現実逃れではなく。不思議なことに、自分の感じるストレスも減りますし、他の人に接する態度も柔らかくなり、争いを避けることにつながります。前は一言いってやりたい、と思ってつい口走っていたことも、目の前のことがそれほど大きな問題に思えなくなる、そんな効果もありました。

きっと何でも周りに対して不満を持っている人はこの考え方を当てはめてみることがよいのではないかと思っています。すべてがそんなに思うほどうまくゆかないことだってありますが…。

苦しいと思うことがあって、自分のルーティンができないとしたら、今は新しいやり方にチャレンジしてみる時期なんだと思えばよい。今は室内に留まって仕事をせざるをえない、不便もあります。オフィスに行く必要もないので、誰も見ていない。自分次第で毎日の仕事の量も質も変わってしまいます。そんな時には自分の仕事のやり方を見直す機会と考え方を転換すればよい。年齢を重ねてあとでどうにもならないよりも、今この問題と向き合って何かレッスンを得られるよいチャンスと思えばよいのかもしれません。

今はCoronavirusの影響でテレワークが進みMicrosoftのTeamの利用が増えていると聞きます。私も使用したことがありませんでしたが、今はその機能の恩恵を受けています。手元にあるIT機器でどれだけ効果的に働けるだろうか、そんなことを考えながら毎日を過ごしています。オフィスでは周りに同僚がいてワイワイガヤガヤしていますが、家では自分一人の環境を作り出せます。Dictate（音声認識）機能もあり、書きたいメール内容をコンピュータに向かって話すと勝手に書き上げてくれる、なかなか使いこなせていませんが、英語も日本語も認識してくれる、質も決して悪くない。そんな機能が今のお気に入りです。

人の悪いところばかりを見てしまう傾向があるのが人の傾向なのかな、と感じています。何か一言言いたくなる。それによって自分が他の人よりも少しでも上に立っている事を示したい。人の悪いところを見つけてやろう、そんな傾向、人の常なのでしょうか？

Of course, Always.. Why you didnt …?　I told you etc
その言葉の裏にあることを想定してしまいます。Of course（まるであたかも、何アホなことを聞いているんだ？）Always（いつもと同じにきまっているだろう、そんな馬鹿な質問をするなよ）Why you didnt…? (なんでそんなこ馬鹿なことしたんだ？そんな当たり前のこともやっていないのか？言わなくても分かるだろうが）I told you (前に言ったでしょう、何度言わせるつもり？）

もっと一言、自ら声をかけませんか？他人と会話する際にはなんとなく話す人を選んでしまう。歳を取るほどに他の人とオープンに語り合うことが難しくなる。それをどれだけ自分から打ち破れるか。課題です。モスクワの日本人の社会を見ていて、多くの方々が、それぞれプライベートで出来た関係性をベースに、セミナーで出会う仲間との付き合いを楽しんでいる気がします。それは決しておかしなことではありませんが、プライベートでの比重が仕事での関係性に与える割合が多いのではないかと。

逆に言うと、プライベートの場に身を置いていない人にとっては、セミナーやそれに続く懇親会に出席した時にすでにプライベートの会話で盛り上がっている会話の中に入ってゆくのがとても難しく感じられるということです。そんな光景を見ていると、一人でいる人にもっと声をかけてあげることができないのだろうか、といつも思います。

話しかけてみると、面白い経歴を持っている人だったり、深い考えを持っているひとであったり。いろいろな良い発見があります。

医いたことはあるけれど、文句を言わずにやってくれていることに感謝しませんか？

私たちは部下を見ていて、仕事が遅かったり、間違いがあったり、イライラしてしまうことが一度ならずあります。彼女のパソコンをのぞき込むと、いつまでも経理システムとExcelファイルの両方をにらめっこしています。「それ、今朝もやっていたよね…大丈夫？何が問題なのかね？」と尋ねると「一か月前にまとめたはずなのに、先月締めた数値の修正があったために前の月の数値を改めて見ているんです。数値が組み替えられている（ロシアの会計システムでの処理と日本向けの数値レポート間で勘定科目の組み換えを行っている）ために、数値がどうしても合わず見直しているんです」といった回答が返ってきます。

このやり方自体に問題があるのですが、今回のテーマは「良いところに目を留めて、感謝すること。」そのテーマについて考えると、彼女のように一生懸命にやってくれる姿勢に感謝をしなければと思わされます。先月は彼女の上司と一緒に深夜近くまでレポートのバグ出しをしてくれていました。私は一足先に帰り、あとでメールをチェックすると23:30に報告が来たのには驚きました。金曜日にです。「家族も待っていることだし、もう金曜日で疲れているから帰ろうよ。」と言っても「いや、どうしても今日終わらしていきたいんです。数字が合わないのがどうしても気になるんです」と言ってききません。まだまだ彼女の会計知識、Microsoftスキルをとっても改善の余地がまだまだありますが、そのような姿勢はきっと将来に化けるのではないかと期待しています。

人の成長にとって大切なのは大きく分けて二つ。「仕事スキル」と「人間スキル」。若い頃は仕事スキルがあれば十分ですが、とあるレベルに来た時に必ずぶつかります。年齢を重ねるごとに仕事スキルだけでは周りが付いてこなくなる。なぜならば仕事スキルはいくらでも替えが利くものであり、限界がありません。年齢を積み重ねて一層大切になってくるのは、例えば、周りを鼓舞出来て、人と人がぶつかって生み出される問題を解決できる能力、そういった人間スキルだと考えています。ただし、仕事スキルが無い人が人間スキルだけを持っていても有能なマネジャーになることは難しいのではないか、というのが私の考えです。周りを圧倒させるにも、他の人よりも何かに秀でた仕事スキルを持っている必要があると思うからです。その仕事スキルというのは単に仕事が早い、コンピュータが得意、といった目に見えるものだけではなく、なぜだかこの人からは買いたくなってしまうんだよなぁ…と思わせて営業成績を上げ続けるような人たらしの性格も含まれるのかもしれません。

さて、家族を大切にしている彼女、子供のことを大切にしている彼女。そんな彼女が将来マネジャーになるとすれば、きっとバランスの取れた人望のあるマネジメントになるに違いありません。