パソコン二台での作業が結果的に一番効果的な仕事のやり方ではないでしょうか / Working with two computers is the most effective way to work

管理の仕事をする上で効果的な仕事をするためにはIT機器のセッティングが欠かせないもの。ラップトップにモニターをつなぐのは一般的で、そうすると、選択肢はモニターサイズと接続する個数をどうするかに行き着きます。制約条件は、自分の個室がなく、机の大きさも限られている。

会社で標準モデルの22インチに始まり、それを2つ使ってラップトップと合わせて3画面で作業をしたり、24、27インチと大きさを変えてみたり。昨年は、インターネットで見つけたコラムに魅了されて34インチの湾曲型モニターに切り替えました。値段は75,000RUB。モスクワのタイトルで言えばスペシャリスト ― 概ね20代の年代をイメージ ― の約一か月分の給与に相当するお値段です。何と高いこと。「このビジネスセンターに入っているテナントのうちで、XXXさんが初めて34インチを購入した人に違いない」なんてITスタッフから笑われました。あまりにも重く、二人してやっとの思いで机まで運びセッティングしました。梱包箱もでかいこと…。これまで活用してきて、結果的には使用した上での経験が得られたこと、作業効率が確かに上がったことを踏まえれば良い買い物をしたと思っています。

34インチのモニターについては、多くの方の動画がYoutubeで流れており、それらを参考にできます。

私が34インチモニターを使用して感じているのは、

  • 大きなモニター1つで複数画面を確認するほうが良い(複数モニターをパソコンに接続してファイルを分散するよりも)
  • 月別のProfit and LossやBalance sheetを見るうえで、12か月分をスクロール無しで全て見れること、Wordファイルで作成された契約書やマニュアルを 確認する際に、字は小さくなりますが3枚、4枚をまとめて一画面で確認できること。これは素晴らしい。
  • もう34インチでも物足りなさを感じ、49インチはどうだろうか、という思いが募っていますが、オープンスペースで各スタッフが机を並べているオフィスであれば、34インチが許容できる大きさの限度なのかなという点です。

そして、より重要なことに思えるのは、ラップトップ2台を仕事に活用することです。1台は会社から支給されているもの。もう一つは私物です。個人契約している回線経由でインターネットに接続し、常時会社では机に2台を並べて作業をする。これが一番効果的な方法だな、と現時点では感じるところです。

何事も一人でやるには可能性が限られる。一人がどんなに強力な人であったとしても、多少弱いとしても二人いてくれればなおさら強力になる。ノートパソコンにも同じことが言えるのでしょうか。いくら最強のパソコンを利用していても、会社の標準機はあくまで一般的なビジネス上のモデルであってとりわけ抜きんでた性能を持つパソコンが与えられることはないと思います。

ロシアで勤務していて、ロシアのERPシステムの1C、エクセルなどのファイル、Outlookメール、Google Chromeといったアプリケーションを常に開いていることが多い環境のなかで ― それに複数のファイルを開くことも日常茶飯事 ― 画面の切り替えをしては戻って…の繰り返し。ショートカットを使用するとしても面倒なことだ…と感じてしまう。そうであれば2台のパソコンを使うことが効率的ではないか、そう思います。

また、職場以外の場所で仕事をする機会もあります。そして、万が一の盗難、紛失といったリスクを考えると、いくらラップトップが暗号処理されているとはいえ出来る限り会社のラップトップを外部に持ち出したくない。無くしてしまった後の業務への支障、データは本当に大丈夫なのかという不安の気持ち、社内での顛末報告云々。やはり持ち出したくありません。そんなことから鞄の中には自分自身のパソコンが常に入っており、結果としてオフィスでは2台を利用できる環境が整っているというわけです。

個人用のパソコンには会社のデータは絶対に保存しないこと。これはセキュリティ上も会社の機密情報管理規定上も守ります。ですから、個人用パソコンは主にGoogle Chromeでの検索であったり、個人で利用しているOffice365やEvernoteへの気づきや日記、課題を入力することに利用しています。また、この点はなぜ外部回線を利用して自分自身のパソコンを日頃から利用することが大切であるか、と私が考えていることですが、外部環境で会社の会社のOffice365のメールやOneDriveといったインターネット上のアプリケーションにアクセスして利用することで、会社のパソコン以外での業務環境に慣れておくことに役立つからです。会社のパソコンではOutlookの専用アプリケーションを使用しています、インターネット上のアプリケーションとはメールの表示、機能も異なります。Dictation(音声認識)機能があったり、メールをボタン一つでロシア語や日本語を英語に翻訳してくれたり。機能を探ってゆくと新たな発見があります。

と言っても、会社もメールやり取りをいち早く確認するには、スマートフォンに届くメールを読んでゆくことが最善だと感じています。画面も小さく、文章全体をパッと把握できるのでラップトップでメールを読むよりもずっと早い。ただし添付資料がある場合には(特にExcel)スマートフォンでは少々辛いものがあります。そんなわけで定期的に自分自身の業務の方法を見直し、変更してみながら改善を重ねてゆく日々です。

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ロシアのモスクワにある日系企業の管理部門に7年間勤務した後、現在は日本で働く会社員です。モスクワでロシア人と一緒に日々仕事をする中で、私たち日本人が経験するアドミ業務についての情報、課題、考えなどを少しでも多くの方々と共有したい、アドバイスをいただければ、と思いブログをはじめました。 経理、労働法や人事制度の仕組み作り、ITスキルを応用した仕事スキル向上、EAC認証などの幅広い管理課題に取り組んでいます。 とりわけチームビルディング、部下とのコミュニケーション、モチベーションアップ、という課題は世界共通だと認識しています。そんな話題も中心テーマの一つです。

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